¿Tu empresa sufre ‘reunionitis’? Aprende a organizar reuniones más útiles y efectivas.

Fuente: IESE Business School. Universidad de Navarra

¿Cuántas veces has salido de una reunión pensando que te la podrías haber ahorrado, que has perdido el tiempo o que ese asunto se podría haber resuelto con un simple email?

Según un estudio de la firma de recursos humanos Zippia, los trabajadores dedican entre tres y cinco horas semanales a reunirse, es decir el 15% de sus jornadas. Y ahí solo se está contabilizando la duración de los encuentros, no el tiempo que muchos tienen que invertir en prepararlas. Lamentablemente, advierte el estudio, alrededor del 70% de estos eventos se consideran improductivos.

¿Por qué acudimos a reuniones que nos parecen innecesarias?

En efecto, son muy pocos los profesionales que se atreven a declinar una sola convocatoria de las que aparecen cada día en su calendario. Seguimos asistiendo, aun cuando dudamos seriamente de su utilidad. Y eso suele suceder por varios motivos. Entre otros:

  • Tememos perdernos cualquier novedad importante. Si la información es poder, tendemos a pensar que desconocer las novedades del departamento podría debilitarnos.
  • No queremos ser la persona “que no ha ido a la reunión”. No acudir a una convocatoria se puede interpretar como una falta de interés en el asunto que se va a discutir.
  • Nos incomoda que otros directivos se reúnan con nuestros equipos, aunque nuestra presencia no sea imprescindible.

De todos modos, hay muchas reuniones que sí son necesarias, porque tocan aspectos fundamentales del negocio y de la organización, o porque forman parte esencial de la comunicación y de la construcción de las relaciones de los equipos dentro de la empresa. Según un estudio reciente de Gallup, la mayoría de los trabajadores consideran que la comunicación es clave para sentirse implicados en un proyecto.

Por todo esto, es esencial que como ejecutivo aprendas a organizar reuniones más eficientes y que distingas cuándo una convocatoria es realmente útil, para evitar malgastar el tiempo, la atención y la energía de tus equipos. Aquí tienes algunas claves para conseguirlo:

Cómo diferenciar las reuniones útiles de las improductivas

Sabes que te encuentras ante una reunión útil cuando ves claramente que cumple estos requisitos:

1. Está justificada para todos sus participantes

En principio, solo deberían asistir a una reunión las personas que van a tener que intervenir y prepararse para ello. Y también aquellas personas que, aunque no intervengan, necesitan sí o sí la información que se va a compartir.

2. Los objetivos son claros y concretos

Una reunión nunca debería convocarse con argumentos vagos y genéricos sobre el seguimiento de determinadas cuestiones o una determinada periodicidad. Si no puedes responder claramente cuál es el objetivo de esta reunión, quizás debes plantearte si realmente vale la pena convocarla o si tiene sentido mantener encuentros similares en el futuro. Tu principal guía debería ser priorizar las reuniones que sirvan para resolver problemas o atender necesidades y desestimar las que simplemente repasan que las cosas siguen más o menos como la última.

3. Tiene una estructura ágil pero firme

Finalmente, la estructura de la reunión – en tiempos y asuntos a tratar – puede dejar margen para imprevistos, pero éstos no deberían protagonizarla ni alargarla excesivamente. Si la reunión acaba tocando temas que no estaban en la agenda o no respeta los tiempos pactados, es muy probable que acabe siendo improductiva.

No todas las reuniones son iguales ni sirven para lo mismo

Parece claro que hay que evitar los encuentros improductivos o que, sencillamente, no cumplen su función. Sin embargo, como ya te habrá sucedido, no siempre resulta posible medir o comparar la productividad de las reuniones cuando son totalmente distintas entre sí.

Por eso es crucial que sepas identificar al menos los tres principales tipos de reuniones y qué esperar de cada una:

1. Reuniones decisivas

Aquí debe quedar especialmente claro quiénes pueden tomar las decisiones, los temas sobre los que van a tomarlas y el nivel de consenso necesario para que puedan tomarse.

2. Reuniones creativas

Los objetivos deben ser concretos, aunque algo más imprecisos de lo habitual. Por ejemplo, sabemos que necesitamos desarrollar o comercializar un producto, pero todavía no está claro el camino a seguir. La estructura debe ser especialmente flexible y prevenir el caos al mismo tiempo.

3. Reuniones informativas y de coordinación

La justificación de la reunión es clave para que sea verdaderamente útil. Existen muchas formas de informar y coordinarse que no exigen una reunión de una hora donde, a veces, se termina hablando en general del departamento o de la empresa a falta de temas más sustantivos.

Como ejecutivo, sabes que no existe una sola receta que sirva para todas las organizaciones por igual. Los programas para directivos del IESE te ayudarán a mejorar tus habilidades como líder y a diseñar estrategias que te permitan detectar y suprimir las reuniones innecesarias y a mejorar aquellas que son realmente útiles y productivas para tus equipos.

Así ha reducido Netflix más del 65% de sus reuniones

Son muchos los ejecutivos que, como tú, se están planteando reducir el número de reuniones en su empresa. Y quizás no sea una mala idea.

Netflix, por ejemplo, ha identificado la causa de la profusión de reuniones superfluas en su organización y ha logrado eliminar, a su manera, más del 65% de las reuniones con el apoyo de más del 85% de la plantilla. Su receta tiene dos sencillos ingredientes:

1. Ninguna reunión dura más de media hora.

2. Muchas de las reuniones informativas han sido reemplazadas por notas de texto, vídeo o audio.

Aunque quizás este es un planteamiento muy radical para tu organización, como directivo cuentas con muchos recursos y ejemplos para conseguir que las reuniones en tu empresa sean más prácticas y eficientes.

 

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